Modelo de Carta de Aprobación de Vacaciones
Descarga nuestra plantilla oficial para comunicar la aprobación de las vacaciones a tus empleados. Este modelo de carta, editable en Word (DOCX), permite al departamento de RRHH o al responsable de equipo confirmar las fechas solicitadas, cumpliendo con la obligación legal de fijar el periodo vacacional por escrito. Es una herramienta clave para una gestión de personal transparente y organizada.
Última actualización
25/09/2025
Tamaño del archivo
295 KB
Idiomas disponibles
Español (España)
Software recomendado
Microsoft Word 2016 o superior, Google Docs
Tiempo estimado de edición
Menos de 10 minutos por empleado.
Actualizaciones
Plantilla revisada anualmente para asegurar su conformidad con la legislación laboral y las mejores prácticas de Recursos Humanos.
Cómo usar esta plantilla
- Una vez el empleado haya solicitado sus vacaciones y estas hayan sido aprobadas internamente, descarga la plantilla DOCX.
- Personaliza la cabecera con el logo y los datos de tu empresa.
- Rellena los datos del empleado y su departamento.
- Especifica claramente las fechas de inicio, fin y reincorporación del periodo vacacional aprobado.
- Completa el apartado sobre el cómputo de días, indicando los días tomados y el saldo restante del trabajador.
- Firma la carta y entrégasela al empleado, quedándote con una copia firmada por él como 'recibido y conforme'.
- Archiva la copia firmada en el expediente personal del trabajador.
Consejos
- Utiliza esta carta como parte de un proceso de solicitud y aprobación claro y conocido por toda la plantilla.
- Acompaña la entrega de la carta con un comentario positivo, como '¡Disfruta mucho de tus merecidas vacaciones!'. Refuerza la moral del equipo.
- Asegúrate de que los saldos de días de vacaciones que comunicas son correctos y están actualizados para evitar confusiones.
- Para una gestión más eficiente en empresas grandes, considera la implementación de un portal del empleado que automatice este proceso.
- Planifica las vacaciones del equipo con suficiente antelación para garantizar que las necesidades del negocio queden cubiertas.
Preguntas Frecuentes
¿Es obligatorio para la empresa entregar una carta de vacaciones por escrito?
Sí. Aunque la solicitud del empleado puede ser verbal, la empresa tiene la obligación de que el trabajador conozca las fechas de disfrute con al menos dos meses de antelación. Formalizar la aprobación por escrito (ya sea en esta carta o a través de un portal de empleado) es la forma correcta de cumplir con la ley y tener un registro del acuerdo.
¿Puede la empresa cambiar las fechas de vacaciones de un empleado una vez aprobadas?
Una vez que las fechas están acordadas y comunicadas, la empresa no puede modificarlas unilateralmente, salvo por causas de fuerza mayor o razones organizativas muy graves y justificadas. Dicho cambio debería ser pactado de nuevo. La carta de aprobación da seguridad al empleado para que pueda hacer sus reservas y planes.
¿Qué información debe contener esta carta de aprobación de vacaciones?
La carta debe identificar claramente a la empresa y al trabajador, especificar la fecha de inicio del periodo vacacional, la fecha de fin y, muy importante, el día exacto de reincorporación al puesto de trabajo. También es recomendable incluir el total de días que se van a disfrutar y el saldo de días restantes.
¿Quién debe firmar esta carta para que sea válida?
La carta debe estar firmada por un representante de la empresa con autoridad para conceder las vacaciones (normalmente el responsable de RRHH o el superior directo del empleado). Es una buena práctica que el empleado también firme una copia como 'recibido y conforme', que la empresa conservará en su expediente.
Mi empresa utiliza un software de RRHH para gestionar las vacaciones, ¿necesito esta carta?
Si tu empresa utiliza un portal del empleado donde las solicitudes y aprobaciones de vacaciones quedan registradas digitalmente, ese sistema ya actúa como justificante y comunicación formal. En ese caso, la carta en papel no sería estrictamente necesaria, aunque algunas empresas la utilizan como un formalismo adicional.
¿Qué pasa si un empleado no solicita sus vacaciones?
El derecho a las vacaciones caduca el 31 de diciembre del año en que se generan. La empresa tiene la obligación de promover activamente que sus empleados disfruten de sus vacaciones. Si un empleado no las pide, la empresa debería comunicarle por escrito (esta carta puede adaptarse para ello) las fechas en las que se le asignarán para asegurar que no pierde su derecho.
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